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Die Bekanntmachung der eigenen Marke sowie der angebotenen Dienstleistungen und Produkte sollte in Unternehmen das Marketingziel Nummer eins sein.

Ein kundenorientierter Online-Auftritt, der in Erinnerung bleibt, gehört zu den wichtigsten Säulen, um dieses Ziel zu erreichen.

Daneben sollten Firmen zum Zweck der Unternehmensbindung offline den Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern suchen. Eine vielversprechende Möglichkeit dazu sind Promotion-Events, die sowohl das Firmenimage stärken, als auch einen Kaufanreiz bieten.

Die Voraussetzung, dass solche Veranstaltungen zum Erfolg werden und im Gedächtnis bleiben, ist eine durchdachte Planung, bei der es einige Punkte zu berücksichtigen gibt.

5 Tipps für eine gelungene Promo-Veranstaltung

Damit Unternehmen bei Geschäfts- und Endkunden sowie Partnern einen bleibenden Eindruck hinterlassen, brauchen sie eine ausgefeilte Aufmerksamkeitsstrategie.

Diese sollte gleich mehrere Zwecke auf einmal erfüllen, nämlich einerseits die Markenbekanntheit und -beliebtheit steigern, andererseits die Kaufabsicht der Kundschaft erhöhen. Beide Faktoren lassen sich mithilfe einer erfolgreichen Promo-Veranstaltung realisieren.

Um eine solche zu planen, stehen die folgenden fünf Tipps im Mittelpunkt:

1. Die klare Analyse der Zielgruppe

Der erste Schritt bei einer Eventplanung besteht darin, sich die geladenen Gäste vor Augen zu führen. Wer soll mit der Veranstaltung angesprochen werden?

Eine Analyse der Zielgruppe mit besonderem Hinblick auf Alter, Verdienst, Lebensstil und Lebensführung kann diese Frage beantworten. Auf ihrer Grundlage kann zudem über den Stil und die Atmosphäre des Events entschieden werden.

Ebenso ist die Zielgruppendefinition die Basis, um die Veranstaltungsziele festzulegen.

2. Das genaue Ziel der Veranstaltung definieren

Firmenveranstaltungen sind der geeignete Rahmen, um die Markenbekanntheit zu steigern und dadurch neue Kunden zu akquirieren. Ebenso können Bestandskunden stärker ans Unternehmen gebunden werden.

Bei der Planung eines Promo-Events ist es ausschlaggebend, die verfolgten Ziele exakt zu definieren und dadurch „Streuverluste“ zu verhindern.

Liegt der Fokus der Veranstaltung darauf, eine neue Dienstleistung oder ein Produkt vorzustellen? Dann sollte das Hauptaugenmerk genau auf dieser Neupräsentation liegen – der Bestandswarenabsatz entfällt zwar nicht, rückt aber etwas in den Hintergrund.

3. Das grobe Konzept entwickeln

Zielgruppe und Veranstaltungsziel stehen fest, die Wahl des Veranstaltungstyps ist abgeschlossen. Nun geht es daran, ein inhaltliches sowie organisatorisches Grobkonzept des Promotion-Events zu erstellen.

Dabei sind folgende Fragen zu berücksichtigen:

• Wo und in welchem Rahmen soll die Veranstaltung stattfinden?
• Wie lang soll das Event dauern?
• Wie soll das übergeordnete Motto lauten?
• Welche Produkte und Dienstleistungen sollen vorgestellt werden?
• Was soll den Gästen wann kommuniziert werden?
• Wie kann die Nachbereitung aussehen?

Ein roter Faden, der durch die Promo-Veranstaltung führt, erleichtert die gesamte Eventplanung, da er bereits eine grobe Struktur vorgibt.

Tipp: Damit eine Veranstaltung die Zielgruppe anspricht und gleichzeitig die gesteckten Ziele erfüllt, muss sie informativ sein, Emotionen und eine Kaufabsicht wecken.

4. Das Budget planen

Sobald für eine Firmenpromotion ein grobes Konzept erstellt wurde, kann die Budgetplanung beginnen, wobei sechs Kostenpunkte besonders wichtig sind:

Die Location

Wie viel kostet die Miete des gewünschten Veranstaltungsorts? Fallen Nebenkosten für Strom und Wasser an? Muss ein Sicherheitsteam engagiert werden? Wie hoch sind die Reinigungskosten?

Die Dekoration

Wie hoch ist die Standmiete für Promo- und Verkaufsstände? Wie teuer sind zum Firmenimage und -logo passende Banner, Plakate und Luftballons, um den Veranstaltungsort ansprechend zu dekorieren?

Die Technik

Wie viel kostet es, Audio- und Beleuchtungstechnik anzumieten? Wie teuer ist zusätzliche Tontechnik? Fallen Zusatzkosten für firmenexterne Techniker an?

Das Marketing

Müssen Werbekosten für die Online- und Social-Media-Präsentation des Events eingeplant werden? Welche Kosten entstehen durch gedruckte Einladungen, Broschüren und Flyer? Lohnt sich die Verteilung von Werbegeschenken, die auf der Veranstaltung zur Kundenbindung beitragen sollen?

Das Catering

Welche Speisen und Getränke sollen für Gäste und Personal geordert werden und welche Kosten entstehen dadurch? Gibt es Mengenrabatte oder die Möglichkeit, auf Kommission zu kaufen? Welche Lohnkosten fallen für zusätzliches Servicepersonal an?

Die Unterhaltung

Liegt das Honorar für Live-Redner, einen DJ oder eine Band im Budget? Gibt es kostengünstigere Unterhaltungsformen, die den Veranstaltungsgästen dennoch in Erinnerung bleiben?

Tipp: Die Ausgaben für Promo-Events lassen sich durch freiwillige Helfer sowie Sponsoren reduzieren. Bei einer kommerziellen Veranstaltung werden zudem Einnahmen durch Eintrittsgelder sowie den Warenverkauf erzielt.

5. Die Veranstaltungs- und Kommunikationsziele im Team planen

Die Erfolgsgrundlage einer Firmenpromotion besteht darin, dass die Verantwortlichen an einem Strang ziehen.

Folglich müssen sowohl die Veranstaltungs- und Kommunikationsziele als auch die für deren Umsetzung notwendige Aufgabenverteilung allen Teammitgliedern frühzeitig klar vermittelt werden.

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