Rückläufer bei Pressemitteilungen – Bedeutung und Umgang

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Bei der Öffentlichkeitsarbeit sind Pressemitteilungen ein zentrales Instrument, um wichtige Informationen an Journalisten, Medienhäuser und andere relevante Zielgruppen zu verbreiten.

Doch nicht immer erreichen diese Mitteilungen ihr Ziel. Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann, spricht man von einem „Rückläufer“.

Es geschieht aus verschiedenen Gründen, die von veralteten E-Mail-Adressen über volle Postfächer bis hin zu technischen Problemen reichen können.

Was sind Rückläufer genau?

Rückläufer sind automatisierte Benachrichtigungen, die anzeigen, dass eine versendete E-Mail den Empfänger nicht erreicht hat. In der Praxis gibt es zwei Hauptarten von Rückläufern: „Soft Bounces“ und „Hard Bounces“.

Soft Bounces treten auf, wenn ein vorübergehendes Problem besteht, beispielsweise ein volles Postfach. In diesen Fällen könnte die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt zugestellt werden.

Hard Bounces hingegen deuten auf permanente Probleme hin, wie eine nicht mehr existierende E-Mail-Adresse. Hier wird die Nachricht definitiv nicht zugestellt.

Warum sind Rückläufer wichtig?

Für PR-Profis sind Rückläufer mehr als nur technische Hürden. Sie bieten wertvolle Informationen darüber, wie aktuell und zuverlässig der Presseverteiler ist.

Ein hoher Anteil an Rückläufern kann darauf hindeuten, dass der Verteiler veraltet ist und dringend aktualisiert werden muss.

Dies ist entscheidend, da die Effektivität von Pressemitteilungen maßgeblich davon abhängt, dass sie die richtigen Personen zur richtigen Zeit erreichen.

Wie sollte man mit Rückläufern umgehen?

Der Umgang mit Rückläufern erfordert Sorgfalt und eine systematische Vorgehensweise. Hier einige Schritte, die PR-Verantwortliche beachten sollten:

1. Analyse der Rückläufer

Zunächst sollte man die Ursachen für die Rückläufer identifizieren. Handelt es sich um Soft oder Hard Bounces? Welche Adressen sind betroffen und warum? Diese Analyse hilft, gezielt Maßnahmen zu ergreifen.

2. Datenbank aktualisieren

Veraltete oder fehlerhafte Adressen sollten aus der Datenbank entfernt oder korrigiert werden. Dazu gehört auch, regelmäßig zu überprüfen, ob die gespeicherten Kontakte noch relevant und aktiv sind.

3. Erneute Kontaktaufnahme

Bei besonders wichtigen Kontakten kann es sinnvoll sein, alternative Kommunikationswege zu nutzen, um die richtigen Kontaktdaten zu ermitteln und den Verteiler zu aktualisieren.

4. Qualitätssicherung

Eine regelmäßige Überprüfung und Pflege des Presseverteilers ist essenziell, um die Reichweite und Effektivität der Pressearbeit zu gewährleisten. So wird vermieden, dass wertvolle Inhalte im digitalen Nirwana verschwinden.

Fazit

Rückläufer bei einer Pressemitteilung sind unvermeidlich, aber kein Grund zur Sorge.

Vielmehr bieten sie eine Chance, die Qualität und Aktualität des Presseverteilers zu optimieren.

Durch eine sorgfältige Analyse und den gezielten Umgang mit Rückläufern können PR-Abteilungen sicherstellen, dass ihre Botschaften die richtigen Empfänger erreichen und ihre Wirkung entfalten…

Sierks Media / © Foto: duiwoy, de.depositphotos.com